Как проводить собрания по OKR и планировать задачи
Собрания по OKR каждую неделю нужны для того, чтобы не упускать из виду поставленные цели и приоритизировать рабочие задачи по принципу наибольшего влияния на достижение цели.
Рабочих задач всегда много. Всегда. Как же понять, за какую браться в первую очередь?
Регулярный мониторинг ключевых результатов позволяет определять влияние ваших задач на продвижение к цели. Соответственно, если вы вычеркиваете задачи из списка, но к цели не приближаетесь, стоит задуматься о том, почему вы приоритизируете задачи, которые не приближают вас к цели.
Чекины по OKR позволяют руководителям оставаться в курсе событий и давать своевременную обратную связь по вопросам, требующим внимания. Обратная связь полезна настолько, насколько она предоставлена вовремя. Здесь формула “лучше поздно, чем никогда” не работает. Если вы упустили момент, вы упустили бизнес возможность, и этот момент уже не вернуть.
Структура трех P (Plans, Progress, Problems) — это самый эффективный способ проведения собраний по OKR. Этой структурой пользуется большинство современных стартапов, и такие компании как Skype, Ebay и Facebook.
Что такое чекины по OKR?
Секция Weekly Check-ins (планирование недели) в Weekdone предоставляет обзор приоритетов команды. Здесь вы записываете ваши личные приоритеты на неделю и те задачи, которые позволят приблизиться к выполнению цели. Вы также можете посмотреть, чем будут заниматься ваши коллеги и подчиненные.
Задачи (они же — планы недели) — это то, на что уйдет ваше рабочее время на текущей неделе. Вы можете связать ваши задачи с конкретными целями (OKR), к которым они относятся, но это не обязательно. Если вы понимаете, что конкретная задача будет занимать 80% времени на неделе, но она не относится к вашим командным OKR, то вы можете записать эту задачу в приоритеты, но не связывать ее с OKR.
Когда вы просматриваете результаты работы команды, вы можете выбрать степень детализации этого обзора: посмотреть задачи команды в целом или задачи отдельных лиц.
Что означают цвета в недельном планировании?
Зеленый — это Прогресс (что сделано)
Оранжевый — это Планы (главные задачи недели)
Красный — Проблемы (Внеплановые загвоздки)
Серый — Другие категории, которые вы можете добавить в настройках.
PPP для командной работы
Планирование недели в Weekdone позволяет наладить коммуникацию внутри команды и между командами за счет полной открытости данных. Вы также сэкономите время на собраниях, так как все ваши планы и степень их готовности уже зафиксированы в форме отчета.
Когда участник команды обозначает что-либо как Проблему, коллеги могут посоветовать решение или предложить обсуждение этого вопроса.
Вся деятельность команд (отделов), таким образом, на виду, и каждый может прочесть, что происходит в компании каждый день. Weekdone — это площадка для регулярного обмена информацией, который стимулирует повышение продуктивности и помогает ориентировать всех в едином направлении.
Регулярная и хорошо структурированная отчетность убирает необходимость в долгих собраниях, и освобождает время для выполнения задач.
Индивидуальное планирование
С точки зрения индивидуального планирования, структура PPP помогает распределить рабочее время и обозначить главные приоритеты недели. В работе по OKR очень важно понимать, за что браться в первую очередь и выполнение каких задач принесет максимум пользы для достижения цели.
Планы, Прогресс и Проблемы — это основные категории, необходимые для концентрации внимания. Эти категории понятны всем и поэтому ими так легко пользоваться.
Планирование и мониторинг задач позволяет не отвлекаться и придерживаться намеченного курса.
Планы — Что вы будете делать на этой неделе?
В категорию Планы, записывайте 3-7 главных приоритетов недели. Это те важные задачи, которые вы планируете выполнить в течение недели. Это не подробный список всех ваших передвижений. Скорее, это те планы, о которых вы считаете нужным сообщить всей компании.
Планы недели могут быть связаны с целями вашей команды, но это не обязательно. Иногда приходится приоритизировать планы, которые никакого отношения не имеют к OKR. Это могут быть ваши прямые функциональные обязанности, которые несут особую важность и о которых вы хотели бы сообщить всему коллективу.
Когда вы записываете свои Планы, сделайте их читабельными и понятными для всех в вашей компании. Не используйте таинственные аббревиатуры или краткие словосочетания, которые понятны только вам. Качественный обмен информацией позволяет сэкономить время на разговорах. Пишите полные предложения, а не сокращенный список всего подряд.
Примеры Планов недели:
- Отправить имейл-рассылку потенциальным клиентам
- Провести собрание по акциям на летний период
- Написать статью о новейших трендах для блога
- Организовать командное мероприятие совместно с отделом Продаж
- Проанализировать данные диджитал кампании по новому продукту.
Прогресс — Что сделано?
Это категория “Готово”, все Планы до конца недели (в идеале) должны переехать сюда.
Если же вы работали над чем-то, что не было запланировано в начале недели, вы можете записать результаты вашей работы сразу в категорию Прогресс.
Проблемы — В чем загвоздка?
Есть два способа применения этой категории.
Если вы не успеваете выполнить запланированную задачу в срок, вы можете переместить ее в категорию Проблемы и добавить комментарий о том, почему эта задача не выполнена. Вы сможете переместить эту задачу в Прогресс, как только вы ее выполните.
Другой (более распространенный) способ применения этой категории — это добавлять сюда препятствия, возникающие на пути, но не в формате планов, а в качестве обратной связи и уведомления. Это те рабочие моменты, которыми вы хотите поделиться с командой.
Например:
- Работать удаленно оказалось сложнее, чем думалось. С детьми дома очень сложно сконцентрироваться.
- Не получилось опубликовать наше видео в YouTube, потому что нашу страницу заблокировали.
- Придется отложить запуск партнерской программы, потому что возникли операционные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь.
Вы можете оставлять комментарии по каждому пункту недельного планирования. Обратная связь и комментарии — это отличный инструмент для обмена информацией по приоритетам.
Дополнительные категории!
Чтобы обеспечить максимально эффективный обмен информацией и прозрачность данных, вы можете добавить дополнительные категории в шаблон недельного планирования и отчетности. Главное, чтобы эта информация приносила пользу и позволяла коллегам обмениваться важными наблюдениями.
Самые популярные дополнительные категории — это Задачи на перспективу и Полезная информация.
Задачи на перспективу — это планы, которые не будут выполнены на этой неделе, но которые уже совершенно ясны и будут на повестке дня в скором будущем. Эта категория полезна для того, чтобы не “засорять” категорию Планы и выделять 3-7 приоритетов на неделю.
Категория Полезная информация — это новые данные, которыми вы хотите поделиться с командой, а также ссылки и файлы, которые вы хотели бы сделать доступными для всех.
Планы, Прогресс и Проблемы — это основные категории недельного планирования. Дополнительные категории — это продукт вашего креатива, и вы можете добавить их по необходимости.
Вот как это выглядит в настройках Weekdone:
Для того, чтобы недельное планирование и отчетность стали эффективным инструментом для достижения целей, важно договориться о том, как будет выглядеть этот процесс.
Как планировать задачи на неделю?
Начинайте планировать ваши задачи в пятницу на следующую неделю. Если вы набросаете ваши планы в пятницу, то в понедельник вам будет легче собраться с мыслями. В понедельник вы посмотрите на задачи свежим взглядом и отредактируете по необходимости.
В течение недели, ваша команда (отдел) должна собраться один раз для синхронизации и обмена информацией. Обычно такие собрания происходят по понедельникам или пятницам. Во время такого собрания (чекин по OKR) вам следует обсудить, что произошло за предыдущую неделю, какие задачи были выполнены, и какая новая информация поступила.
У каждого вашего собрания должно быть предназначение и структура! Предназначение собрания по OKR — приоритизировать планы и настроиться на достижение целей.
На этом собрании постарайтесь ответить на 3 главных вопроса:
- Что мы сделали за прошлую неделю?
- Что мы будем делать на этой неделе?
- Есть ли какие-то проблемы?
Вы можете посмотреть видео о проведении недельных чекинов по этой ссылке (в настройках можно выбрать русские субтитры):
В течение недели работайте над выполнением задач и перемещайте Планы в категорию Прогресс (Готово). Также записывайте полезную информацию в дополнительные категории. Не отвлекайтесь от приоритетов недели, и следите за тем, чтобы ваши задачи вели к реализации замыслов, записанных в OKR.
В пятницу вам следует обновить данные в вашем недельном отчете, и добавить в категорию Прогресс то, что вы успели закончить за неделю.
Сделайте паузу. И проанализируйте вашу неделю: какой день был самым продуктивным, на ваш взгляд, и почему? Что вам мешало? Что бы вы хотели изменить? Добавьте комментарии в те пункты, которые вы бы хотели подчеркнуть или обсудить в дальнейшем.
После этого приступайте к планированию следующей недели!
Планирование недели в Weekdone имеет много преимуществ:
- Вы видите конкретно, какие задачи выполняются для достижения целей команды.
- Вы можете вовремя вмешаться и приоритизировать более важные задачи.
- Вы сэкономите время на собраниях, так как вся информация по приоритетам недели будет доступна в Weekdone.
- Планирование дисциплинирует мышление и помогает ориентироваться на результат.
- Регулярный обмен информацией и обратная связь — это главные рычаги повышения продуктивности команды.
Вид индивидуального отчета в Weekdone (Секция Планирование недели — Weekly Check-ins)
Общий обзор задач команды, связанных с конкретной целью (Секция Квартальные цели)
Читать далее: Как писать ключевые результаты по методу OKR